2015_01_30

Fra A til Årsoppgjør

Vi har snakket med Kirsti Hagaseth, daglig leder ved Accountor i Valdres, om hva du som kunde må vite i forbindelse med årsoppgjøret.

Årets første måneder er en travel tid for regnskapsbyråer i vårt langstrakte land. Da jobbes det intensivt med å få ferdig kundenes årsoppgjør, som skal leveres innen utgangen av mai måned. Kirsti Hagaseth, daglig leder ved Accountor i Valdres (med kontorer i Etnedal og på Dokka), gir deg noen tips om hva som er viktig for deg som økonomiansvarlig å huske på.  – Årsoppgjøret er først og fremst en lovpålagt plikt, men det vil gi deg som bedriftsleder informasjon som er nyttig både for din bedrift og for andre som har interesse av firmaet ditt, sier Hagaseth.

Gir god økonomisk styring

- Vi opplever at stadig flere ser nytten av å sortere og tilrettelegge bilagene. For å ha god oversikt over økonomien, som gir informasjon til å kunne ta veloverveide økonomiske beslutninger gjennom året, er det også viktig å gå gjennom de periodiske rapportene som lages. Disse inneholder spørsmål og kommentarer som er nyttige og viktige å få med seg. Mange bruker også vår nettbaserte løsning for innsyn i regnskapet; her har man tilgang til regnskapsrapportene døgnet rundt, og det er gratis å bruke denne løsningen, fortsetter hun.
Det er de periodiske rapportene som er selve styringsverktøyet for bedriftene. Sammen med regnskapsfører bør man løpende gjennomgå disse, se gjennom tallene og eventuelt sette i gang tiltak som sikrer en best mulig økonomisk hverdag. Det å være i forkant av problemstillinger som dukker opp kan bidra til bedre resultat, og gir bedre flyt i avleggelse av årsoppgjøret.

Forberedelse til årsoppgjøret

Det er mye å huske på når man skal utarbeide årsregnskap og ligningspapirer. – Selv om du benytter ekstern regnskapsfører er det du som næringsdrivende som må bidra med opplysninger for at årsregnskapet skal bli á jour og korrekt. Økte krav til dokumentasjon krever også bedre planlegging og struktur. Alle næringsdrivende bør så snart som mulig på nyåret levere alle bilag og oppgaver de har mottatt til regnskapsfører. Både kostnader og inntekter for 2014 skal føres etter fakturadato, og alle bilag med dato til og med 31.12.2014 skal leveres. Man må også ta hensyn til fakturaer datert i 2015 dersom disse helt eller delvis gjelder foregående år, påpeker hun.

Varelager

Har du varelager skal du foreta en nøyaktig opptelling av varebeholdningen pr 31.12., og det skal settes opp en varetellingsliste. Alle varer skal angis med art, varenummer, navn, kvantum og pris samt sum verdi vare. Verdien på varene skal vurderes etter laveste verdi av anskaffelseskost (nettopris) og virkelig verdi.  Varetellingslistene skal totalsummeres og signeres før oversendelse til regnskapsføreren.
Det er også svært viktig at næringsdrivende som har varer i arbeid (utført arbeid som ikke er fakturert) pr. 31.12, setter opp en oppstilling over dette. Eventuelle prosjekter skal også angis særskilt.

Kundefordringer

Kundereskontroen må gjennomgås gjennom hele året. – Du må sjekke om det er noen av kundefordringene du risikerer å måtte tapsføre. Dette er kriteriene for å få skattemessig fradrag for kundefordringer som ikke blir betalt:

* Tvangsinndriving eller inkasso må ha vært forgjeves, eller…
* Kundefordringen er ikke innfridd innen 6 måneder etter forfall, til tross for minst tre purringskrav med normale purringsintervaller og slik aktivitet fra kreditors side som forholdene tilsier, eller …
* Offentlig gjeldsmegling, konkurs-, likvidasjons- eller avviklingsbehandling i skyldnerens bo gjør det klart at bomidlene ikke gir eller vil gi fordringen dekning, eller…
* Du kan ut fra en samlet vurdering gjøre det klart at fordringen er uerholdelig.

Det skal utarbeides en liste til regnskapsfører over fordringer som er tapt eller er usikre pr. 31.12. Listen bør signeres og dateres av daglig leder. Og søk gjerne bistand hos Accountor dersom du trenger hjelp med å følge opp kundefordringene. Vi har gode og kostnadseffektive løsninger som ivaretar dette, minner hun om.

Huskeliste for årsoppgjøret

Daglig leder/økonomiansvarlig i virksomheten bør gå gjennom denne huskelista for å sikre at årsregnskapet blir á jour og korrekt. Lista er ikke uttømmende.

* Årsoppgaver over bankinnskudd, aksjer og gjeld
* Oversikt over betalt OTP (obligatorisk tjenestepensjon). Husk å løpende ajourføre registrerte opplysninger om ansatte og lønnsgrunnlag hos forsikringsselskapet.Vi bistår med dette dersom det er ønskelig.
* Varetellingsliste (nummerert, datert og attestert)
* For selskaper med bil i næring: Kjørebok og kilometerstand pr. 31.12
* Oppgave over aksjer og verdipapirer
* Bilag for kjøp og salg av aksjer
* Kjøp og salg av eiendeler (bil, båt, campingvogn, hus, hytte o.l.)
* Forsikringspolise(r) og kopi av dokumenter for nye pantsettelses- og låneforhold
* Oversikt over uttak av varer/tjenester fra virksomheten
* Kopi av leie- og leasingavtaler (dersom de ikke er levert i løpet av året), husleiekontrakter og andre viktige avtaler.

Har du enkeltpersonforetak?

Du som har et enkeltpersonforetak må i tillegg levere følgende regnskapsbilag og opplysninger:

* Premie til egen pensjonsforsikring
* Utgifter til barnepass
* Endring i familiesituasjon
* Premie til frivillig trygd og sykeforsikring, dersom disse ikke er regnskapsført
* Lønnsoppgaver vedrørende inntekter fra andres, samt lønnsoppgave vedr. eventuelle sykepenger/trygd
* Ved bruk av privatbil i næring: Husk å sende kjøreliste/kjørebok til regnskapsfører
* Reiseutgifter hjem-arbeidssted, evt. pendlerutgifter
* Forslag til skjønnsmessig fordeling mellom privat og næring ang. telefon, mobiltelefon, strøm etc.

Spesielt for AS

* Utarbeid oversikt over avtaler mellom aksjonær og selskap, og lag oversikt over eventuelle endringer i eierstruktur gjennom året.
* Mellomregningskonti gjøres opp, ta kontakt med regnskapsfører for evt. utarbeidelse av låneavtale etc.

Gode rutiner

Det lønner seg å innarbeide gode rutiner for oversending av nødvendig dokumentasjon. – Ofte opplever vi at alt materiale blir levert kort tid før fristen går ut, noe som gir oss en utfordring med å bli ferdig tidsnok. Om vi får levert det vi trenger fortløpende, vil det gjøre jobben vår mye lettere. Da er det bare å holde tunga rett i munnen, og nøl ikke med å ringe Accountor om du har noen spørsmål, oppfordrer Hagaseth.