2017_02_24

Er du bevisst ditt ansvar som styremedlem?

Ansvarsbevisst styrearbeid bidrar til økonomisk vekst og kontroll

I veldig mange bedrifter er de samme personene aksjonærer, daglig leder, og styremedlemmer, i tillegg til å være arbeidstakere. Styrearbeid er av mange blitt stemoderlig behandlet, og Sven Krohn, advokat og assosiert partner hos Brækhus Advokatfirma DA, kan fortelle hvorfor dette ikke er en god idé.

Som styremedlem har du et stort ansvar for bedriftens fremtid

Ansvarsbevisst styrearbeid med verdiorientert fokus

-Dersom en bedrift skal lykkes er det viktig å ha fokus på forvaltning, verdistyring og verdiutvikling. Dessverre vet vi at styrearbeidet ikke blir ansett som så veldig viktig, og at mange setter sammen et styre kun for å oppfylle lovens formaliteter. I familiebedrifter blir styremøter ofte avholdt rundt kjøkkenbordet. Men jeg kan ikke få understreket nok hvor viktig det er å huske på hva som er oppgaven til styret: de skal forvalte bedriftens verdi. Gjennom styrearbeid settes fokus på verdiskaping, der man ser på hvordan man kan forberede morgendagens verdiøkning. Jeg er veldig opptatt av at man skal innta et tankesett der man hele tiden har i bakhodet hvordan man styrker verdien dersom man skulle ønske å selge – ikke fordi du nødvendigvis har planer om dette, men for å få en systematisk tilnærming til styrearbeid, sier han.

Hvorfor bry seg om hva styret gjør?

- De fleste bedrifter har på et eller annet tidspunkt behov for kapital, enten via banklån, investorer eller nye partnere. Derfor er det kjempeviktig å ha god oversikt over økonomien i bedriften, for å ha best mulig beslutningsgrunnlag. Regnskapsførerens oppgave er å fokusere på dette, og samtidig være bidragsyter i styremøter, gjerne ved å være styresekretær. En regnskapsfører gjør ofte bedriften klar for due dilligence, noe som typisk gjøres ved salg. Vi ser at dersom man klarer å ha en exit-tanke i hodet, selv om man ikke planlegger å selge, vil man fokusere mer på verdiøkning gjennom hele livsløpet. Da tar man tak i de andre formelle forhold i bedriften, som kontrakter, finansiering, og immaterielle verdier. Gjennom styrearbeid får vi dokumentert alt det fine vi har fått til, og demonstrerer hvorfor vi er gode, og hvorfor vi vil være det i fremtiden, fortsetter advokaten.

Verdiforvaltning, ikke byrde

Aksjeloven definerer minimumskrav til styrearbeid og styreansvar. Det er ikke så lett å få inn forståelse for dette i landets bedrifter. Men vi oppfordrer alle ledere til å tenke på dette som effektiv verdiforvaltning, og ikke en lovpålagt byrde man bare er nødt til å utføre. Regnskapsføreren din hjelper deg med å strukturere papirarbeidet, og holder orden på lover og regler. Uten ajourførte regnskaper er du uvitende om bedriftens økonomiske helse. Derfor er oppdaterte regnskapstall veldig viktig – loven sier at dette skal utarbeides hvert kvartal, men vår anbefaling er at det bør rapporteres oftere, noe som bør være i styrets instrukser. Det gir en helt klar merverdi å ha orden på regnskapet!

Kontroll over nøkkeltall

- Ikke er det så vanskelig heller; du trenger bare ha kontroll på noen få nøkkeltall. Man må tørre å ta tak i mellomregningskonti, gamle fordringer, og diskutere hvorfor har vi lån – trenger vi det? Det er en smal sak og lite arbeid å skumme gjennom hovedboken. Fra vårt perspektiv kan man fange opp veldig mye på å bruke noen minutter på dette. Skaffer du deg en grunnleggende forståelse for det kommer du veldig langt – og din regnskapsfører/rådgiver kan hjelpe deg å dykke ned i dybden dersom du har behov for det. Regnskapsføreren er på ditt parti!

Stålkontroll

- Dessverre ser jeg at mange har en holdning om at styret kun har en overordnet, tilbaketrukket rolle, uten detaljoversikt av driften. Men min erfaring er at mange tenker helt feil i forhold til det loven faktisk sier. Som styremedlem er du forpliktet til å hele tiden ha kontroll, og da trenger du god oversikt. Da må du sørge for struktur og gode rapporteringsrutiner. Har du orden på dette kan du tillate deg en tilbaketrukket rolle. Men man kan like godt tolke lovteksten som at det krever stålkontroll. Du må hente opplysninger fra bedriften, ikke vente på at administrasjonen rapporterer på eget initiativ. Styret må bestå av kompetente medlemmer, og ikke bare venner og familie for å oppfylle minstekravene. Gode, gammeldagse styremøter må avholdes ganske ofte, og de må dokumenteres og protokollføres.

Erstatningsansvar

- Det er stort fokus på hvilket erstatningsansvar styremedlemmer har, og det har vært en betydelig økning de siste årene der selskaper ikke har vært i stand til å gjøre opp for seg. Det er ingen automatikk i at man er ansvarlig når bedriften sliter, men man må kunne dokumentere at man har et godt styrearbeid i bunn dersom ting går galt, da man i verste fall kan bli erstatningspliktig. Jeg anbefaler å kjøpe styreansvarsforsikring, som gir deg dekning for et eventuelt søksmål. Dette er en svært reell problemstilling, og det har vært en klar økning i saker, primært i aksjeselskaper som jo drives med ansvarsbegrensning, men man har samme ansvar i andre sammenhenger.

Forsvarlig balanse

- Styret skal sørge for at både egenkapital og likviditet er forsvarlig. Her sover mange i timen. Regnskapsfører vil være behjelpelig med å utarbeide en oversikt. Er egenkapital og likviditet lavere enn det som er forsvarlig, har styret umiddelbar handlingsplikt – det er ikke anledning til å vente og se. Det er viktig at det blir tatt tak i tidlig for å snu trenden, så ikke bølgedalen blir for stor. Det kreves ajourførte regnskapsvurderinger, og eventuelle grep må tas for å snu en dårlig trend. Det trenger ikke være at selskapet sliter økonomisk, kanskje har de tatt på seg et stort oppdrag uten å ha vurdert kapasiteten godt nok med tanke på egenkapital og likviditet. Der er det også veldig nærliggende for regnskapsfører å være bidragsyter; denne kan fortløpende vurdere hvilke behov som foreligger. Dette er nært knyttet til utbytteregler om hvor mye man kan ta ut av selskaper. Det er ikke anledning til å ta ut mer enn at man til enhver tid har tilstrekkelig egenkapital og likviditet til forsvarlig drift. Vi snakker ikke nødvendigvis om regnskapsført egenkapital – loven sier at du må ha oversikt over den reelle egenkapitalen. Det kan være høyere enn regnskapet sier (for eksempel fast eiendom) eller lavere (usikre fordringer). Styret må vise til hvilke vurderinger de gjør i den aktuelle situasjonen. Styrearbeid er mye viktigere enn mange gir uttrykk for å tro, og din regnskapsfører vil være til god hjelp for å til enhver tid ha god oversikt, understreker han.

Bedre føre var

- En advokat kan bistå med alt innen styrearbeid og vurderinger styret skal foreta seg. Veldig mange kunder har mye igjen for å rådføre seg løpende med advokat i tillegg til regnskapsfører. Da oppnår man tidlige og situasjonstilpassede råd, og da gjerne før situasjonen har blitt for krevende og uoversiktlig.

Styrets handleplikt etter aksjeloven innebærer at styret skal foreslå tiltak. Loven sier ingenting om hvilke tiltak som er aktuelle. Dette må kartlegges i det enkelte tilfellet, og vi fokuserer derfor på å kartlegge situasjon og lovlig handlingsrom for styret.

Ofte er det nødvendig med flere sammensatte tiltak. Slike prosesser betegnes gjerne som restrukturering, som vi er spesialister på å gjennomføre. Det kan være snakk om ny finansiering, kapitaltilførsel, nedbemanninger, reforhandling av kunde- og leverandøravtaler, salg av virksomhet, nedleggelse av virksomhet og akkordforhandlinger med kreditorer.

Fruktbart samarbeid

Det er særlig viktig å ha tilgang til gode råd i slike prosesser, slik at man er bevisst på hvilket handlingsrom man har i styret. I samråd med både en regnskapsfører og advokat får man utnyttet de muligheter som finnes, uten å gå utover plikter og ansvar. Den ytterste lovpålagte grensen er den straffesanksjonerte oppbudsplikten, men som regel er lojalitetsplikt som følger av virksomhetens ulike i kontraktsforhold vel så viktig å håndtere korrekt. Målet er jo å ruste virksomheten for videre drift, og da er man helt avhengig av å ha tillit hos sine ansatte, kunder og leverandører, herunder særlig også bank og andre finansieringskilder. Restrukturering innebærer ofte at noen vil lide tap. For å få til en vellykket restrukturering må man være ryddig i kommunikasjon og menneskehåndtering, og ofte får man bare én sjanse, avslutter Krohn.

Trenger du en rådgiver for å øke din lønnsomhet?